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行政資訊
 § 處理人民陳情案件作業規定
GOVERNMENT INFORMATION 
高雄市政府捷運工程局處理人民陳情案件作業規定 

中華民國91年12月18日高市捷秘字第11447號函訂定

中華民國94年10月20日修正

中華民國100年7月25 日修正

  1. 為加強本局為民服務工作,有效處理人民陳情案件,特訂定此作業規定。
  2. 本作業規定所稱人民陳情案件,係指人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護,以書面或言詞向本局提出之具體陳情。
  3. 人民陳情得以書面或言詞為之;書面包括電子郵件及傳真等在內。
    前項書面應載明具體陳訴事項、姓名及聯絡方式。
    第二項所稱聯絡方式包括電話、住址、傳真號碼或電子郵件位址等。
  4. 人民陳情以言詞為之者,權責科室應指派人員專責辦理,聆聽陳訴後,收受有關資料並製作紀錄,載明姓名、聯絡住址及電話等,並向陳情人朗讀或使閱覽,請其簽名或蓋章確認後,據以辦理。
    受理陳情亦得利用公共設施設置協談室或其他指定地點,聆聽陳訴或解答民眾施政問題。
  5. 對於人民陳情案件,應本合法、合理、迅速、確實辦結原則,審慎處理。
  6. 人民陳情案件由陳情事項之主管機關受理;人民若提出非屬本局權責事項之陳情時,將逕移送主管機關理,並副知陳情人。
    陳情內容如涉及私權糾紛而非本局之權責者,應婉轉說明並請陳情人逕向轄區調解委員會申請調解或循司法途徑解決。
  7. 人民之陳情符合訴願法第八十條第一項:「提起訴願因逾法定期間而為不受理決定時,原行政處分顯屬違法或不當者,原行政處分機關或其上級機關得依職權撤銷或變更之 。」之規定者,受理科室應依上開規定予以適當處理。
  8. 本局受理人民陳情案件後,將按陳情之文件或紀錄及相關資料附隨處理中之文卷,依分層負責規定,逐級陳核後,視情形以公文、電子郵件或其他方式答復陳情人。但人民陳情案件載明代理人或聯絡人時,得逕向代理人或聯絡人答復。
    前項人民陳情案件係數人共同具名且載明各陳情人聯絡方式而無代理人或聯絡人時,應逐一答復。但陳情案件為十人以上共同具名者,得對經依行政程序法第二十七條規定選定或指定為當事人者,逕為答復。
  9. 處理人民陳情案件,得視案情需要,約請陳情人面談、舉行聽證或派員實地調查處理。
  10. 答復人民陳情案件時,應針對案情內容敘明具體處理意見及法規依據,以簡明、肯定之語句答復陳情人,並副知有關機關。
  11. 處理人民陳情案件應予登記、區分、統計及列入管制。對於行政興革之建議、一般業務之查詢,處理期限為十日;對於行政違失之舉發或行政上權益之維護,處理期限得酌予延長,惟處理期限不得超過三十日。其未能在規定期限內辦結者,應依分層負責辦理展期,簽請核准延長,並將延長時限理由函知陳情人及副知研考人員。
  12. 人民對依法得提起訴願、訴訟、請求國家賠償或其他法定程序之事項提出陳情時,收文科室應告知陳情人,或逕移送主管機關並副知陳情人。
  13. 人民陳情案件有下列情形之一者,得依分層負責權限規定,簽請機關首長核准不予處理,但仍應予以登記,以利查考:
    1. 無具體內容、未具姓名或住址者。
    2. 同一事由,經予適當處理,並已明確答復後,仍一再陳情者。
    3. 經查證所留姓名、住址、聯絡電話或電子郵件位址為偽冒、匿名虛報或不實者。
    4. 本局非陳情事項之主管機關,接獲陳情人以同一事由已分向各主管機關陳情者。
    前項第二款一再向本局或上級機關陳情而交辦者,本局得僅函知陳情人,並副知交辦機關已為答復之日期、文號後,予以結案。
  14. 人民陳情案件有下列情形之一者,受理科室應通知陳情人依原法定程序辦理:
    1. 檢、警、調機關進行偵查中者。
    2. 訴訟繫屬中或提起行政救濟者。
    3. 經判決或決定確定,或完成特定法定程序者。
  15. 人民陳情案件如屬市長交辦及本府交付列管之人民陳情案件(以下簡稱交付列管案件),依下列作業規定程序辦理:
    1. 收到交付列管案件後,應即送研考人員登記管制並在公文上加蓋「交付列管案件」戳記,戳記內註明列管字號、日期、處理期限、結案日期,再分文送主辦科室依規定辦理。
    2. 對交付列管案件不得拒收,如非本局權責者,應敘明理由逕移主管機關辦理或依分層負責權限規定簽請機關首長核准,退回移辦機關改分。
    3. 交付列管案件,如受法令、機密或政策性之限制而無法辦理者,主辦科室應敘明法令依據及無法辦理之理由婉復陳情人;其內容複雜或涉及數個科室者,受理科室應主動邀請相關科室或陳情人共同研商解決。
    4. 交付列管案件,非屬本局權責而轉其他機關辦理者,副本應抄送陳情人及移辦機關;本局研考人員並應在期限內主動查催其處理結果,以免陳情人再次催辦。
    5. 交付列管案件之處理期限,除另有規定者外,不得超過三十日;如案情複雜無法在規定期限內辦結者,應於期限屆至前依分層負責權限規定簽請機關首長核准展期,並將延長之理由及時限,通知陳情人、副知移辦機關及本局研考人員。研考人員對展期案件應繼續列管追蹤確實查催,限期結案。其直屬主管亦應主動查催,如因疏忽而肇致逾期延誤者,應負行政上連帶責任。
    6. 交付列管案件辦理情形,應答復陳情人、副知移辦機關及本局研考人員。
    7. 為加強交付列管案件處理時效,本局研考人員對逾期尚未答覆者,應即予查催。如超過三十日尚未辦竣者,應主動查證並分析原因,簽報機關首長核處。
    8. 本局研考人員對逾期處理之交付列管案件應逐案調卷分析,如有積壓責任,其逾限倍數之計算及積壓責任人員之懲處,應依「高雄市政府文書處理實施要點」內所附「高雄市政府公文處理時限暨逾限懲處標準表」之規定換算辦理。
  16. 處理人民陳情案卷,應以「案」為單元建立檔案,並定期將陳情案件數量及涉及問題性質、類別及處理結果等,加以檢討分析,提出改進建議,供首長及各科室參採。
  17. 人民陳情案件應以案件實質妥處為解除管制條件,辦理過程有會商、請釋(示)等機關公文往返或其他先行函復陳情人之公文,均應另以他號方式處理不得以原文號銷號結案。
  18. 研考人員應定期瞭解全局陳情案件處理績效,綜合檢討分析,研提改進建議,分送各科室參考改進。
  19. 人民陳情案件有保密之必要者,承辦科室應予保密。
  20. 對於處理績效優良者,得予以獎勵;對於違反本作業規定規範內容者,應按情節輕重,分別依有關規定予以懲處。
  21. 本作業規定若有未盡事宜,悉依「高雄市政府及所屬各機關處理人民陳情案件要點」及行政院研考會「文書流程管理作業規範」相關章節之規定辦理。
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Modify time: 2015-05-28 17:14:49
 
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